AANDACHTSPUNTEN BIJ HET VIRTUEEL ONDERHANDELEN MET STAKEHOLDERS
Om je project tot een goed einde te brengen ben je, of je dit nu wil of niet, mede afhankelijk van de bereidheid van je Stakeholders om met je mee te werken.
Hoewel iedereen wel beseft dat uiteindelijk het bedrijfs- en dus het collectieve belang op het spel staat, heeft elke interne Stakeholder ook zijn eigen doelstellingen waarop hij door zijn hiërarchie wordt afgerekend. Dit betekent dat we vaak moeten onderhandelen in onze zoektocht om de belangen van ons project en die van onze Stakeholders op één lijn te krijgen.
De meeste experten zijn het erover eens dat onderhandelingen best face-to-face gebeuren. Zoals we intussen allemaal weten is dat vaak niet (meer) mogelijk.
Joshua Weiss van de Harvard Universiteit doet 4 aanbevelingen om een maximaal rendement te halen uit remote onderhandelingen.
- Hou je mindset in de gaten
Een mindset werkt als een selffulfilling prophecy. Als je gelooft dat virtuele onderhandelingen minder effectief zijn dan zal je – zonder dat je het zelf in de gaten hebt – ook geloven dat je resultaten maar van bedenkelijke kwaliteit zijn. Focus je daarom bewust op de positieve kanten van de situatie: misschien is je gesprekspartner meer ontspannen in haar eigen huis en staat ze precies daarom meer open voor een constructieve samenwerking. Met deze mindset stap je heel anders in het gesprek en werkt de selffulfilling prophecy de andere richting uit.
- Kies het juiste kanaal
Bij de term ‘Virtueel Onderhandelen’ denken velen automatisch aan email. Het scala van alternatieven is nochtans veel ruimer: video conferentie, telefoon, SMS tussendoor én email.
- Vraag om de camera aan te zetten
Het is niet altijd mogelijk en in sommige bedrijven is het niet de gewoonte, maar kies voor een virtuele meeting waarbij je je gesprekspartner ziet. Het is nog niet ideaal, maar het laat je toe om heel wat non-verbale signalen op te pikken en erop te reageren die je anders zou kwijtspelen.
- Kies bewust voor EMAIL wanneer je buffers wil inbouwen
Email is een asynchroon medium, met als groot voordeel dat het je tijd geeft om na te denken, af te wegen en met collega’s te overleggen. Het behoedt je ook voor emotionele reacties in het heetst van de strijd, die veel meer kwaad doen dan goed. Als het onderwerp zeer complex is en/of wanneer je onder sterke persoonlijke druk staat is email een goede keuze. Je kan die nog combineren met videogesprekken bij de eerste stap van de onderhandeling en op het eind, om samen tot een landing te komen.
En graag voegen we nog 1 advies toe, dat misschien in gaat tegen de gebruikelijke normen. Als je in een onderhandelingsgesprek zit met meerdere Stakeholders, vraag dan aan iedereen om zijn microfoon aan te zetten, en dus niet op mute. Uiteraard begrijpen we dat het oorverdovende lawaai van verbouwingswerken eerder storend is dan een relevante bijdrage levert aan het gesprek. In alle andere gevallen heeft de microfoon een meerwaarde. Zo hoor je ook kleine reacties, zoals een zucht of misschien wel een bevestigende ‘uhu’ die je weer wat extra informatie opleveren over het standpunt van je gesprekspartners.
